مفاهیم کاربردی مدیریت پروژه
منشور پروژه
منشور پروژه (Project Charter)، سندی است که توسط آغازگر یا حامی پروژه منتشر میشود و به صورت رسمی وجود یک پروژه را تصویب کرده و به مدیر پروژه این اختیار را میدهد تا منابع سازمان را برای انجام فعالیتهای پروژه به کارگیرد.
منشور پروژه مصوب، به صورت رسمی پروژه را آغاز می‌کند. مدیر پروژه، در زودترین زمانی که امکان داشته باشد و بهتر آن است که در زمانی‌که منشور پروژه، در حال تهیه میباشد و همیشه قبل از شروع فاز برنامه‌ریزی، شناسایی و مشخص گردد. منشور پروژه به مدیر پروژه این اختیار را میدهد تا پروژه را برنامه‌ریزی و اجرا نماید.
توصیه میشود که مدیر پروژه در تدوین منشور پروژه، مشارکت داشته باشد تا درک عمیق‌تری در خصوص الزامات پروژه به دست آورد. این درک به مدیر پروژه این امکان را میدهد تا تخصیص منابع به فعالیتهای پروژه را به صورت مؤثرتری انجام دهد.
معمولاً آغاز پروژه‌ها، توسط نهادی خارج از پروژه مانند حامی، مسئول دفتر مدیریت پروژه (PMO)، یا یک رئیس یا نماینده صاحب اختیار اداره‌کننده پورتفولیو انجام میشود. آغازگر یا حامی باید دارای قدرت و اختیارات لازم باشد تا بتواند سرمایه و منابع لازم برای پروژه را تأمین نماید. منشور پروژه نباید با قرارداد پروژه اشتباه شود، چرا که در آن قیمت یا پولی تعهد و یا مبادله نشده است. در حقیقت منشور پروژه بیشتر برای توافقات داخلی در درون یک سازمان مورد استفاده قرار داده میشود تا از این موضوع اطمینان حاصل گردد که تحویل مطلوب مطابق قرارداد انجام میشود.
بهتر است منشور پروژه با توجه به اطلاعات مربوط مطالعات امکانسنجی پروژه و همچنین قرارداد پروژه با مشتری یا کارفرما تنظیم شود.
سرفصل های منشور پروژه عبارت است از:
- مقصود یا توجیه پروژه،
- اهداف قابل سنجش پروژه و معیارهای موفقیت مربوطه،
- الزامات کلان،
- مفروضات و محدودیتها،
- تشریح کلان پروژه و مرزهای آن،
- ریسکهای کلان،
- خلاصه زمانبندی مایلستون‌ها،
- خلاصه بودجه،
- لیست ذینفعان،
- الزامات تصویب پروژه (عوامل موفقیت پروژه چه هستند، چه کسی تعیین می‌کند که پروژه موفق است و چه کسی خاتمه رسمی پروژه را تأیید می‌کند)،
- مدیر پروژه تخصیص داده شده، مسئولیت‌ها و سطح اختیارات وی،
- نام وسطح اختیار حامی یا افراد دیگری که منشور پروژه را تصویب مینمایند.
نمونه یک منشور پروژه در ادامه ارائه شده است:
|
منشور پروژه عنوان پروژه: احداث پروژه مجتمع مسکونی سعادت آباد حامی پروژه:مدیرعامل شرکت تاریخ تهیه:اردیبهشت 1399 مدیر پروژه:مهندس البرزی مشتری پروژه:خریداران دلیل موجودیت و یا توجیه پروژه: با توجه به تقاضای بالای مسکن در منطقه سعادت آباد و بر اساس مطالعات امکانسنجی انجام شده، احداث پروژه مجتمع مسکونی سعادت آباد در هیئت مدیره شرکت مصوب شد. شرح کلان پروژه: این مجتمع شامل سه برج 10 طبقه، هر کدام با مساحت 4000 مترمربع زیر بنا و با اسکلت بتنی میباشد. هر برج شامل امکانات رفاهی کامل از قبیل تسهیلات ورزشی (استخر، باشگاه بدنسازی) است. این سه برج در محله سعادت آباد و در زمینی به وسعت 5000 متر مربع احداث میگردد. الزامات کلان: این پروژه باید در 24 ماه به پایان برسد و هزینه آن X میلیارد ریال برآورد شده است. برای نیل به این مقصود پیمانکار موظف است از یک شرکت مشاور مدیریت استفاده نماید . کیفیت ساخت پروژه باید به تایید مهندسان مشاور برسد. پیمانکار موظف است از کالای پروژه را از فروشندگان مورد تایید کارفرما و مشاور کارفرما تهیه نماید. ریسکهای کلان پروژه: از جمله ریسکهای سطح کلان پروژه میتوان به موارد زیر اشاره نمود:
اهداف پروژه:
مایلستون های اصلی پروژه:
ذینفعان کلیدی پروژه:
اختیارات مدیر پروژه: تصمیم‌گیری درخصوص افراد: در خصوص جذب افراد به پروژه، مدیر پروژه میتواند افراد مورد نیاز خود را به کار گزینی معرفی نموده و نسبت به جذب آنها اقدام نماید. همچنین مدیر پروژه این اختیار را دارد که افراد تیم پروژه را عزل، یا جایگاه افراد را تغییر دهد. مدیریت وانحراف بودجه: مدیر پروژه در حوزه بودجه پیش بینی شده میتواند در آن تغییر ایجاد نموده و بنا بر نظر و تحلیلهای خود فعالیتها و برنامه های پروژه را تغییر دهد. در صورتی که تغییرات مورد نظر مدیر پروژه بیش از بودجه برنامه ریزی شده باشد، باید مورد را به حامی پروژه واگذار نماید تصمیمات فنی: مدیر پروژه میتواند بنا به دیدگاه خود و با نظر مدیر دفتر فنی تصمیمات فنی را اتخاذ نماید. در مورد تصمیمات با هزینه های بالای 500 میلیون ریال حامی پروژه باید مورد را تایید نماید. |
نویسندگان :
رضا آتش فراز
