مدیریت پورتفولیو

هرچند اجرای مؤثر پروژه عاملی مهم جهت نیل به موفقیت کسب و کارسازمان محسوب می‌گردد، اما در فضای رقابتی امروز اجرای موفق پروژه، به تنهایی کافی نمی‌باشد، برتری رقابتی پایدار فقط با کار مؤثر برروی پروژه‌ها میسر نمی‌گردد، بلکه سازمان‌ها نیازمند ابزارها و تکنیک‌هایی می‌باشند تا بتوانند استراتژی سازمان را در مواردی چون ارزیابی، انتخاب و مدیریت پروژه­ها به کار گیرند. یکی از این شیوه‌ها مدیریت پورتفولیو می‌باشد، مدیریت پورتفولیو پروژه (یا مدیریت سبد پروژه) شیوه‌ای مناسب جهت ارزیابی انتخاب پروژه‌های مناسب ارائه می‌دهد.

این تئوری اول بار بدین صورت ارائه گردید که ترکیب مشخصی از سرمایه‌گذاری‌ها با سطح ریسک مشخص و موزون می‌تواند بازدهی مالی سرمایه‌گذاری را به طور مؤثر افزایش دهد. اگرچه این تئوری به سرمایه‌گذاری‌های مالی و بازار سهام تمرکز داشت، اما زمینه‌ای را برای تحقیق بیشتر در ارتباط با کاربرد آن در سایر زمینه‌های کسب و کار فرآهم نمود.

مدیریت پورتفولیو ، فرایندی مهم در سازمان‌های پروژه محور محسوب می‌گردد، مدیریت پورتفولیو با تعیین اینکه کدام پروژه‌ها می‌بایست در سبد پروژه قرار گیرند راهبرد کسب و کار را با تصمیمات تاکتیکی به هم پیوند می‌دهد.

مدیریت پورتفولیو کارآمد، رویکردی ساخته یافته را برای انتخاب سبد پروژه بهینه ارائه می‌کند. سبد پروژه اهداف سازمان (درآمد، منافع، اهداف راهبردی و…) را به حداکثر می‌رساند.

مدیریت پورتفولیو، این امکان را فراهم می­ آورد تا سازمان­های پروژه محور  بر پروژه‌های درست، متمرکز گردند. مدیریت پورتفولیو شیوه‌ای مناسب جهت انتخاب پروژه‌های مناسب ارائه می‌کند، پروژه‌هایی که بیشترین میزان ارزش و سهم را در منافع راهبردی سازمان، فراهم می‌نمایند.

در گذشته اندیشه اکثر مدیران ارشد سازمان‌های پروژه محور، محدود به مواردی چون مقدار سود دهی، بازگشت سرمایه و فرصت‌های پیش روی پروژه‌های سازمان بود، و فقط در ذهن آنها سوالاتی مانند موارد ذیل مطرح بود:

• پروژه‌های سازمان در چه زمانی به پایان خواهند انجامید؟
• برآورد هزینه مورد نیاز جهت اتمام پروژه‌ها، با توجه به درصد پیشرفت فیزیکی در حال حاضر، چقدر خواهد بود؟

ولی امروزه، علاوه بر سؤالات فوق، سؤالات جدیدی در ذهن مدیران ارشد سازمان‌های پروژه محور مطرح می‌باشد که عبارتند از:

• چه ترکیبی از پروژه‌های بالقوه، بهترین بهره‌برداری از منابع مالی و انسانی را به همراه خواهند داشت، تا منجر به رشد دراز مدت سازمان گردند؟
• چگونه پروژه‌ها از ابتکارات راهبردی حمایت می‌نمایند؟
• چگونه پروژه‌ها ارزش سهام شرکت را تحت‌تأثیر قرار خواهند داد؟

مدیریت پورتفولیو را می‌توان پلی بین روش‌های مدیریت سنتی عملیات و مدیریت پروژه محسوب نمود. مدیریت پورتفولیو، فرایندی مدیریتی است که به سازمان جهت دستیابی به اهدافش یاری  می­رساند، اطلاعات مربوط به پروژه‌های سازمان را هدایت کرده و سپس طبقه‌بندی و اولویت‌بندی پروژه‌ها را براساس عواملی مانند ارزش استراتژیک و منابع و هزینه مورد نیاز انجام می‌دهد.

مدیریت پورتفولیو، فرایندی مدیریتی است که سازمان به کمک آن با توجه به اهداف خود و اطلاعات موجود در زمینه پروژه‌هایش، شاخص‌های سازمانی سبد پروژه خود را تهیه، طبقه‌بندی و اولویت‌بندی می‌نماید. شاخص‌هایی مانند ارزش استراتژیک، منابع مورد نیاز، هزینه و امثال آن. در این مسیر سازمان‌ها می‌توانند بهتر حجم کاری پروژه را با منابع در دسترس و اهداف بلند‌مدت خود هماهنگ کنند. سایر نتایج پیاده سازی مدیریت پورتفولیو عبارتند از:

• آگاهی از فهرست پروژه‌های منفرد در سبد پروژه
• ایجاد یک دید و فهم عمیق‌تری از سبد پروژه با استفاده از مجموع پروژه‌ها
• طبقه‌بندی و اضافه کردن و جابه‌جا کردن پروژه‌ها در مجموعه
• کسب بهترین نتیجه از سرمایه‌گذاری‌های انجام شده

به عبارت دیگر می توان گفت مدیریت پورتفولیو از یک طرف بر سازمان متمرکز است تا این اطمینان را ایجاد کند که پروژه‌های انتخاب شده برای سرمایه‌گذاری، اهداف سبد پروژه را برآورده می‌کنند و از طرف دیگر، بر مدیریت پروژه متمرکز است تا پروژه‌ها به شکلی اثر بخش و مطابق با برنامه تعیین شده تحویل داده شوند. در نتیجه می‌توان مهمترین ویژگی مدیریت پورتفولیو را ارتباط آن با استراتژی‌های سازمان در مدیریت مجموعه پروژه‌های سازمان دانست، معمولاً مدیریت پورتفولیو با تهیه یک لیست جامع از پروژه­های سازمان آغاز می­شود. که در آن اطلاعات توصیفی کافی در مورد هر یک از آنها به صورت تحلیلی ارائه می­شود. این اطلاعات توصیفی شامل نام پروژه، زمان تخمینی، هزینه تخمینی، اهداف تجاری و چگونگی حمایت پروژه از استراتژی کلی سازمان و دیگر مسائل می‌شود. این موارد گاهی به صورت پایگاهای اطلاعاتی الکترونیکی جمع می‌شوند تا آسان‌تر مورد تجزیه و تحلیل و مقایسه قرار داده شوند.

لیست کلی پروژه‌ها برای توسعه یک لیست متوازن از پروژه‌های حمایت شده تنظیم می‌شود. بعضی از پروژه‌ها اولویت بالا و حمایت گسترده‌ای را به خود اختصاص می‌دهند. بعضی از اولویت‌ها نسبی هستند و بعضی نگه داشته می‌شوند تا به طور کلی از لیست حذف شوند. نهایتاً سبد پروژه به وسیله تیم مدیریت پورتفولیو در دور‌ه‌های منظم زمانی (مثلاً سالانه) برای تعیین اینکه کدام پروژه در جهت اهداف آنها است، کدام به حمایت بیشتری نیاز دارد یا اینکه کدام یک ممکن است نیاز داشته باشد تا کوچک شود یا کاملاً حذف گردد، بازنگری می‌شوند. زمانیکه کیفیت پروژه‌ها و محیط کسب و کار به طور مرتب تغییر می‌کند، بکارگیری مدیریت پورتفولیو بسیار مؤثر خواهد بود و باید سبد پروژه مکرراً با توجه به تغییر شرایط کسب و کار ملی و بین المللی و به تبع آن تغییر استراتژی های سازمان مورد بررسی و تجدید نظر قرار داده شوند.

با توجه به مطالب مذکور، اشتباه خطرناکی است اگر فکر کنیم، مدیریت پورتفولیو اساساً مدیریت چند پروژه است، مدیریت پورتفولیو ، مدیریتی است جهت بیشینه ساختن مشارکت پروژه‌ها در موفقیت سازمان. این بدان معنی است که:

• پروژه‌ها می‌بایست با راهبردها و اهداف سازمان در یک راستا قرار داشته باشند.
• پروژه‌ها می‌بایست با ارزش‌ها و فرهنگ سازمانی سازگار باشند.
• پروژه‌ها می‌بایست (مستقیم یا غیرمستقیم) در راستای جریان نقدینگی مثبت سازمان مشارکت نمایند.
• پروژه‌ها می‌بایست به طور مؤثر از منابع سازمان استفاده نمایند.

نویسندگان :

رضا آتش فراز

محمد هادی صیرفی