معرفی استاندارد PMBOK

راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه PMBOK: Project Management Body of knowledge  که تحت عنوان استاندارد PMBOK مشهور است یکی از مطرح ترین و شناخته شده ترین استانداردهای مدیریت پروژه در جهان می باشد.

به طور کلی هر مجموعه دانش (BOK) مجموعه کاملی از مبانی، اصطلاحات و اقداماتی است که یک حوزه حرفه ای را تشکیل می دهد و PMBOK مجموعه کاملی از مبانی و اصول مدیریت پروژه حرفه ای است.

مطابق آمار رسمی PMI استاندارد PMBOK تا کنون به ۱۶ زبان زنده دنیا ترجمه شده و در سراسر دنیا رسماً چاپ و منتشر گردیده است.

تاریخچه استاندارد PMBOK به شرح زیر است:

• در سال 1996 اولین ویرایش این استاندارد منتشر گردید در این ویرایش 9 حوزه دانش مدیریت پروژه تعریف گردید.
• در سال 1999 استاندارد PMBOK از سوی موسسه استانداردهای ملی آمریکا (ANSI: American national standard institute) به عنوان یکی استاندارد ملی در کشور آمریکا شناخته شد و با شماره  به عنوان یکی استاندارد ملی در کشور آمریکا شناخته شد و با شماره ANSI/PMI99-001-1999 ثبت گردید.
• در سال 2000 ویرایش دوم PMBOK با انجام برخی تغییرات در حوزه های محدوده، زمان، هزینه، کیفیت و ارتباطات منتشر شد.
• در سال 2004 ویرایش سوم استاندارد PMBOK با تغییرات گسترده در همه بخش های نسخه پیشین منتشر شد.
• در سال 2008 ویرایش چهارم استاندارد PMBOK منتشر گردید در این ویرایش تغییراتی در برخی از حوزه ها مانند محدوده و ارتباطات انجام شد.
• در سال 2013 ویرایش پنجم استاندارد PMBOK منتشر گردید در این ویرایش مدیریت ذینفعان به عنوان حوزه دهم استاندارد اضافه شد.
• در سال2017 ویرایش ششم استاندارد PMBOK منتشر گردید در این ویرایش توضیحات جامع تری درخصوص هر یک از فرآیندهای مدیریت پروژه ارایه گردید همچنین ملاحظات بکارگیری PMBOK در هریک از حوزه های دانش تشریح گردید.

استاندارد PMBOK به بخش هایی از دانش مدیریت پروژه می پردازد که به طور کلی از آنها به عنوان شیوه های برتر (Best Practices) یاد می شود. به طور کلی این شیوه های برتر در بیشتر زمان ها و در بیشتر پروژه ها قابلیت بکارگیری دارد.

یکی از مهمترین دستاوردهای استاندارد PMBOK ایجاد زبان مشترک در مدیریت پروژه است به این معنی که فعالان این رشته با پذیرش تعاریف مطرح شده در استاندارد PMBOK به برداشت یکسانی در گفتار و رفتار خود در اجرای پروژه ها دست پیدا می کنند.

استاندارد PMBOK از سه جزء اصلی تشکیل شده است:

1- حوزه های دانش مدیریت پروژه: حوزه های دانش مدیریت پروژه موضوعات مهمی هستند که باید در مدیریت پروژه ها به آن ها توجه نمود این حوزه های عبارتند از مدیریت یکپارچگی، مدیریت محدوده، مدیریت زمانبندی، مدیریت هزینه، مدیریت کیفیت، مدیریت منابع، مدیریت ارتباطات، مدیریت ریسک، مدیریت تدارکات و مدیریت ذینفعان

2- گروه های فرآیندی مدیریت پروژه: از دیدگاه PMBOK مدیریت پروژه شامل پنج گروه فرآیندی اصلی آغازین، برنامه ریزی، اجرا، پایش و کنترل و اختتام می باشد.

3- فرآیندهای مدیریت پروژه: در ویرایش ششم استاندارد PMBOK 49 فرآیند برای مدیریت پروژه تعریف شده است.

نمایش ارتباط فرایندهای مدیریت پروژه با گروه های فرایندی و حوزه های دانش

براساس استاندارد PMBOK: Sixth Edition

حوزه های دانش	گروه های فرایندی مدیریت پروژه
	گروه فرآیندی آغازین	گروه فرآیندی برنامه ریزی	گروه فرآیندی اجرا	گروه فرآیندی کنترل و پایش	گروه فرآیندی اختتام
4- مدیریت یکپارچگی پروژه	4-1- تهیه منشور پروژه	4-2- تهیه برنامه مدیریت پروژه	4-3- هدایت ومدیریت کار پروژه 4-4 مدیریت دانش پروژه	4-5- پایش و کنترل کار پروژه 4-6- کنترل یکپارچه تغییرات	4-7- خاتمه پروژه یا فاز
5- مدیریت محدوده  پروژه		5-1- برنامه ریزی مدیریت محدوده 5-2- جمع آوری الزامات 5-3- تعریف محدوده 5-4- ایجاد ساختار شکست کار		5-5- صحّه گذاری محدوده 5-6- کنترل محدوده
6- مدیریت زمانبندی پروژه		6-1-برنامه ریزی مدیریت زمانبندی 6-2-تعریف فعالیت ها 6-3- تعیین توالی فعالیت ها 6-4- تخمین مدت زمان فعالیت ها 6-5- تهیه برنامه زمان بندی		6-6- کنترل برنامه زمان بندی
7- مدیریت هزینه  پروژه		7-1- برنامه ریزی مدیریت هزینه 7-2- تخمین هزینه ها 7-3- تعیین بودجه		7-4- کنترل هزینه ها
8- مدیریت کیفیت پروژه		8-1- برنامه ریزی مدیریت کیفیت	8-2- مدیریت کیفیت	8-3- کنترل کیفیت
9- مدیریت منابع  پروژه		9-1- برنامه ریزی مدیریت منابع 9-2 برآورد منابع	9-3- تأمین منابع 9-4- توسعه تیم  پروژه 9-5- مدیریت تیم پروژه	9-6 کنترل منابع
10- مدیریت ارتباطات پروژه		10-1- برنامه ریزی مدیریت ارتباطات	10-2- مدیریت ارتباطات	10-3- پایش ارتباطات
11- مدیریت ریسک پروژه		11-1- برنامه ریزی مدیریت ریسک 11-2- شناسایی ریسک ها 11-3- تحلیل کیفی ریسک 11-4- تحلیل کمی ریسک 11-5- برنامه ریزی پاسخ های ریسک	11-6 اجرای پاسخ به ریسک	11-7- پایش ریسک ها
12- مدیریت تدارکات پروژه		12-1- برنامه ریزی مدیریت  تدارکات	12-2- هدایت تدارکات	12-3- کنترل تدارکات
13- مدیریت ذینفعان پروژه	13-1- شناسایی ذینفعان	13-2- برنامه ریزی مدیریت ذینفعان	13-3- مدیریت مشارکت ذینفعان	13-4- پایش مشارکت ذینفعان

در ادامه 49 فرآیند مدیریت پروژه به تفکیک حوزه های دانش تشریح می شود.

1- حوزه دانش مدیریت یکپارچگی

• تهیه منشور پروژه: فرآیند تهیه یک سند که به طور رسمی مجوز وجود یک پروژه را صادر می کند و به مدیر پروژه مجوز بکارگیری منابع سازمانی برای انجام فعالیت های پروژه را می دهد.
• تهیه برنامه مدیریت پروژه: فرآیند تعریف، آماده سازی و هماهنگی تمامی برنامه های فرعی و یکپارچه سازی آنها در برنامه مدیریت پروژه بصورت جامع است.
• هدایت و مدیریت کار پروژه: فرآیند هدایت و انجام کار تعریف شده در برنامه مدیریت پروژه و پیاده سازی تغییرات مصوب جهت دستیابی به اهداف پروژه است.
• مدیریت دانش پروژه: فرآیند استفاده از دانش موجود و ایجاد دانش جدید برای دستیابی به اهداف پروژه و کمک به یادگیری سازمانی است.
• پایش و کنترل کار پروژه: فرآیند پیگیری، بازنگری و گزارش پیشرفت کل پروژه برای تأمین اهداف عملکردی تعریف شده در برنامه مدیریت پروژه است.
• کنترل یکپارچه تغییرات: فرآیند بازنگری تمامی درخواست های تغییر، تصویب تغییرات و مدیریت تغییرات در اقلام قابل تحویل، سرمایه های فرآیندی سازمان، مستندات پروژه و برنامه مدیریت پروژه و اطلاع رسانی این تصمیمات است.
• خاتمه پروژه یا فاز: فرآیند نهایی کردن تمامی فعالیت های پروژه فاز یا قرارداد است.

2- حوزه دانش مدیریت محدوده پروژه

• برنامه ریزی مدیریت محدوده پروژه: فرآیند ایجاد برنامه مدیریت محدوده است که نحوه تعریف، صحه گذاری و کنترل محدوده پروژه را مستند می سازد.
• جمع آوری الزامات: فرآیند تعیین مستند سازی و مدیریت الزامات و نیازهای ذینفعان جهت تأمین اهداف پروژه است
• تعریف محدوده: فرآیند توسعه یک توصیف تفصیلی از پروژه و محصول آن است.
• تهیه ساختار شکست کار: فرآیند خرد کردن اقلام قابل تحویل و کارهای پروژه به اجزاء کوچکتر و با قابلیت مدیریت بیشتر است.
• صحه گذاری محدوده: فرآیند پذیرش رسمی اقلام قابل تحویل تکمیل شده پروژه است.
• کنترل محدوده: فرآیند پایش وضعیت محدوده محصول و پروژه و مدیریت تغییرات در خط مبنای محدوده است.

3-حوزه دانش مدیریت زمانبندی پروژه

• برنامه ریزی مدیریت زمانبندی: فرآیند تعیین سیاست ها، رویه ها و مستندسازی برای برنامه ریزی، توسعه، مدیریت، اجرا و کنترل زمانبندی پروژه است.
• تعریف فعالیت ها: فرآیند شناسایی و مستندسازی اقدامات خاصی است که باید انجام شوند تا اقلام قابل تحویل پروژه محقق شوند.
• تعیین توالی فعالیت ها: فرآیند شناسایی و مستندسازی روابط بین فعالیت های پروژه است.
• تخمین مدت زمان فعالیت ها: فرآیند برآورد تعداد دوره های کاری مورد نیاز برای تکمیل فعالیت های منفرد متناسب با منابع تخمین زده شده می باشد.
• تهیه برنامه زمانبندی: فرآیند تحلیل توالی فعالیت ها، مدت زمان ها، الزامات منابع و محدودیت های زمانبندی در راستای ایجاد مدل زمانبندی پروژه برای اجرا، پایش و کنترل پروژه است.
• کنترل زمانبندی: فرآیند پایش وضعیت پروژه در راستای بروزرسانی زمانبندی پروژه و مدیریت تغییرات در خط مبنای زمانبندی است.

4- حوزه دانش مدیریت هزینه پروژه

• برنامه ریزی مدیریت هزینه: فرآیند تعریف نحوه تخمین، بودجه بندی، مدیریت، پایش و کنترل هزینه های پروژه است.
• تخمین هزینه ها: فرآیند انجام تقریبی از منابع مالی مورد نیاز جهت تکمیل کار پروژه است.
• تعیین بودجه: فرآیند تجمیع هزینه های برآوردی فعالیت های منفرد یا بسته های کاری جهت تعیین خط مبنای تایید شده هزینه است.
• کنترل هزینه ها: فرآیند نظارت بر وضعیت پروژه جهت بروزرسانی هزینه های پروژه و مدیریت تغییرات در خط مبنای هزینه است:

5- حوزه دانش مدیریت کیفیت پروژه

• برنامه ریزی مدیریت کیفیت: فرآیند شناسایی الزامات کیفی و یا استانداردهای پروژه و اقلام قابل تحویل آن؛ و مستندسازی این موضوع است که چگونه پروژه این تطابق با الزامات کیفیت و یا استانداردها را نشان می دهد.
• مدیریت کیفیت: فرآیند ترجمه برنامه مدیریت کیفیت به فعالیت های اجرایی کیفیت که سیاست های کیفی سازمان را در پروژه لحاظ می کند.
• کنترل کیفیت: فرآیند نظارت و ثبت نتایج اجرای فعالیت های مدیریت کیفیت در راستای ارزیابی عملکرد و اطمینان از کامل و درست بودن خروجی های پروژه و تأمین انتظارات مشتری می باشد.

6- حوزه دانش مدیریت منابع پروژه

• برنامه ریزی مدیریت منابع: فرآیند تعریف چگونگی تخمین، تأمین، مدیریت و بکارگیری منابع تیمی و فیزیکی می باشد.
• تخمین منابع فعالیت ها: فرآیند تخمین منابع تیمی و نوع و مقدار مصالح، تجهیزات و تدارکات مورد نیاز برای انجام کار پروژه می باشد.
• تأمین منابع: فرآیند تأمین اعضای تیم، تسهیلات، تجهیزات، مصالح، تدارکات و دیگر منابع مورد نیاز برای تکمیل کار پروژه می باشد.
• توسعه تیم: فرآیند بهبود شایستگی ها، تعامل اعضای تیم و محیط کلی تیم به منظور ارتقاء عملکرد پروژه می باشد.
• مدیریت تیم: فرآیند پیگیری اعضای تیم، فراهم کردن بازخورد، حل مسائل و مدیریت تغییرات تیم جهت بهینه سازی عملکرد پروژه می باشد.
• کنترل منابع: فرآیند اطمینان از این موضوع است که منابع فیزیکی تعیین شده و تخصیص داده شده به پروژه مطابق برنامه ریزی انجام شده دردسترس می باشند و بر استفاده واقعی از منابع نسبت به برنامه ریزی انجام شده و انجام اقدامات اصلاحی نظارت می شود.

7- حوزه دانش مدیریت ارتباطات پروژه

• برنامه ریزی مدیریت ارتباطات: فرآیند توسعه یک رویکرد مناسب و برنامه ریزی فعالیت های مربوط به ارتباطات پروژه بر مبنای نیازهای اطلاعاتی هر ذینفع یا گروه ذینفعان، سرمایه های سازمانی دردسترس و نیازهای پروژه می باشد.
• مدیریت ارتباطات: فرآیند جمع آوری، ایجاد، توزیع، ذخیره سازی، بازیابی، مدیریت، نظارت و در نهایت جابه جایی اطلاعات پروژه به شکلی مناسب و به موقع می باشد.
• کنترل ارتباطات: فرآیند حصول اطمینان از تأمین نیازهای اطلاعاتی پروژه و ذینفعان می باشد.

8- حوزه دانش مدیریت ریسک پروژه

• برنامه ریزی مدیریت ریسک: فرآیند تعریف نحوه هدایت فعالیت مدیریت ریسک پروژه می باشد.
• شناسایی ریسک ها: فرآیند شناسایی ریسک های منفرد پروژه به همراه منابع ریسک کلی پروژه و مستندسازی خصوصیت آنها می باشد.
• تحلیل کیفی ریسک: فرآیند اولویت بندی ریسک های منفرد پروژه برای تحلیل بیشتر یا اقدام از طریق ارزیابی احتمال وقوع و اثر آنها به همراه سایر ویژگی های دیگر می باشد.
• تحلیل کمی ریسک: فرآیند تحلیل عددی اثر ترکیب ریسک های منفرد پروژه و دیگر منابع عدم قطعیت روی اهداف کلی پروژه است.
• برنامه ریزی پاسخ های ریسک: فرآیند تعیین گزینه ها، انتخاب استراتژی ها و توافق روی اقدامات مورد نیاز برای توجه به ریسک های کلی پروژه و مواجهه با ریسک های منفرد پروژه می باشد.
• اجرای پاسخ های ریسک: فرآیند اجرای برنامه های توافق شده برای پاسخ به ریسک های می باشد.
• پایش ریسک ها: فرآیند پایش پیاده سازی برنامه های توافق شده برای پاسخ به ریسک ها، پیگیری ریسک های شناسایی شده، شناسایی و تحلیل ریسک های جدید و ارزیابی اثربخشی فرآیند ریسک در سرتاسر پروژه می باشد.

9- حوزه دانش مدیریت تدارکات پروژه

• برنامه ریزی مدیریت تدارکات: فرآیند مستندسازی تصمیمات تدارکات پروژه، تعریف رویکرد تدارکات و شناسایی فروشندگان بالقوه می باشد.
• هدایت تدارکات: فرآیند اخذ پاسخ های فروشندگان، انتخاب یک فروشنده و عقد قرارداد می باشد.
• کنترل تدارکات: فرآیند مدیریت روابط تدارکات، پایش عملکرد قرارداد و ایجاد تغییرات و اصلاحات در صورت نیاز و خاتمه قرارداد می باشد.

10- حوزه دانش مدیریت ذینفعان پروژه

• شناسایی ذینفعان: فرآیند شناسایی مستمر ذینفعان پروژه و تحلیل و مستندسازی اطلاعات مرتبط با علائق، تعامل، وابستگی های متقابل، نفوذ و اثر احتمالی آنها بر موفقیت پروژه است.
• برنامه ریزی مشارکت ذینفعان: فرآیند تعیین رویکردهایی برای مشارکت دادن ذینفعان پروژه براساس نیازها، انتظارات، منافع و تاثیر بالقوه آنها بر پروژه می باشد.
• مدیریت مشارکت ذینفعان: فرآیند برقراری تعامل و کار با ذینفعان در راستای تأمین نیازهای و انتظارات ایشان، توجه به مسائل پیش آمده و تقویت تعامل مناسب با ذینفعان می باشد.

پایش مشارکت ذینفعان: فرآیند پایش روابط ذینفعان پروژه و متناسب سازی استراتژی های تعامل با ذینفعان از طریق اصلاح برنامه ها و استراتژی های تعامل تعیین شده می باشد.

نویسندگان :

رضا آتش فراز

محمد هادی صیرفی