دفتر مدیریت پروژه PMO
دفتر مدیریت پروژه (PMO) چیست؟
PMO چیست و چرا سازمان ها به PMO نیاز دارند؟
هر سازمانی که در آن پروژه هایی وجود دارد و نیازمند مدیریت موثر پروژه های خود می باشد (چه پروژه محور و چه غیر پروژه محور) نیازمند دفتر مدیریت پروژه یا واحد مدیریت پروژه (PMO: Project Management Office) می باشد.
به طور کلی استقرار، ارتقاء و بهبود هر سیستم و نظامی در سازمان نیازمند یک متولی سازمانی می باشد. مثلاً زمانی که سازمانی تصمیم می گیرد که سیستم مدیریت کیفیت (ایزو 9001) را در سازمان خود مستقر کند معمولاً واحدی به نام مدیریت تضمین کیفیت را تشکیل می دهد یا زمانی که سازمان قصد دارد سیستم ایمنی، بهداشت و محیط زیست را مستقر کند واحدی به نام مدیریت HSE را تشکیل می دهد (حتی در موضوعات تعالی سازمانی نیز معمولاً واحدی به نام مدیریت تعالی سازمانی تشکیل می شود).
موضوع نظام مدیریت پروژه نیز از این قاعده کلی مستثنی نمی باشد، بنابراین بدیهی است هر سازمانی که نیازمند استقرار، ارتقاء و بهبود نظام مدیریت پروژه می باشد باید واحدی را به عنوان مسئول این کار در نظر بگیرد. این واحد به طور معمول PMO نامیده می شود. البته لزوماً نیاز نیست تا واحد جدیدی در سازمان تشکیل شود و ممکن است این مسئولیت به یکی از واحدهای موجود سازمان که از لحاظ کاری نزدیک ترین همخوانی را با موضوع توسعه نظام مدیریت پروژه دارد، واگذار شود. مثلاً ممکن است مسئولیت PMO به واحد هایی مانند طرح و برنامه سازمان، برنامه ریزی و کنترل پروژه سازمان، سیستم ها و روش های سازمان، امور پروژه های سازمان یا هر واحد مشابه دیگری واگذار شود.
البته این موضوع را باید متذکر شد که همانطوریکه واحدهای تضمین کیفیت و HSE می توانند هم در سطح سازمان و هم در سطح پروژه وجود داشته باشند، PMO هم می تواند هم در سطح سازمان و هم در سطح پروژه وجود داشته باشد که نمونه آن در شکل زیر نمایش داده شده است.
- دفتر پشتیبانی پروژه (PSO: Project Support Office)
- دفتر پروژه: (PO: Project Office)
- مرکز تعالی مدیریت پروژه (PMCoE: Project Management Center of Excellence)
- دفتر مدیریت پروژه سازمان (EPMO: Enterprise project Management Office)
- دفتر استراتژیک پروژه (SPO: Strategic Project Office)
نتیجه آخرین بررسی های انجام شده در سال 2016 توسط موسسه pmsolution نشان می دهد که 85% سازمان ها دارای PMO می باشند.
فراوانی PMO در سازمان های بزرگ، متوسط و کوچک در شکل زیر نشان داده شده است.
یافته های این پژوهش نشان می دهد که:
- اکثریت سازمان ها (85 درصد) دارای PMO هستند.
- PMO ها اهمیت استراتژیکی در سازمان دارند و اغلب آن ها مستقیماً به مدیران ارشد سازمان گزارش می دهند.
- رابطه مستقیمی میان عمر PMO در سازمان و توانمندی آن وجود دارد. همچنین رابطه مستقیمی میان توانمندی PMO و ارزشی که برای سازمان ایجاد می کند وجود دارد.
- کارکنان PMO ها دارای تجربه بالایی (بیشتر از 10 سال) بوده و تقریباً نیمی از آن ها (45%) دارای مدرک مدیریت پروژه حرفه ای (PMP) هستند.
مطابق این پژوهش ارزشی که PMO ها توانسته اند برای سازمان ها به ارمغان بیاورند عبارت است از:
- کاهش قابل توجه هزینه های پروژه ها
- افزایش رضایت کارفرمایان و مشتریان
- افزایش بهره وری
- افزایش همسویی پروژه ها با اهداف سازمانی
- کاهش پروژه های شکست خورده
3 نقش PMO در سازمان
نقش PMO در سازمان در طیف زیر نشان داده شده است. طیف زیر از چپ به راست نشان دهنده میزان کنترلی است که توسط PMO فراهم می شود.
1. دفتر مدیریت پروژه پشتیبان (Supportive PMO)
دفاتر مدیریت پروژه پشتیبان از طریق فراهم کردن الگوها، راهکارهای برتر، آموزش و ایجاد دسترسی به اطلاعات و درس‌های آموخته شده از پروژهها یک نقش مشاورهای برای پروژهها ایفا میکنند. این نوع از دفتر مدیریت پروژه به عنوان مخزن پروژه (Project Repository) عمل میکند. میزان کنترلی که توسط این نوع از دفتر مدیریت پروژه فراهم میشود پایین است.
2. دفتر مدیریت پروژه کنترلی (Controlling PMO)
دفاتر مدیریت پروژه کنترلی، پشتیبانی و تطابق موردنیاز را با استفاده از ابزارهای مختلف فراهم میکنند. این تطابق میتواند شامل پذیرش چارچوبها یا متدولوژی‌های مدیریت پروژه، استفاده از الگوها، فرمها و ابزارهای خاص یا تطابق با حاکمیت باشد. میزان کنترلی که توسط این نوع از دفتر مدیریت پروژه فراهم میشود متوسط است.
3. دفتر مدیریت پروژه حاکمیتی (Directive PMO)
دفاتر مدیریت پروژه راهبر، کنترل پروژهها را از طریق مدیریت مستقیم آنها برعهده دارند. میزان کنترلی که توسط این نوع از دفتر مدیریت پروژه فراهم میشود زیاد است.
11 وظیفه (کارکرد) اصلی PMO
برای وظایف یا کارکردهای عمومی دفتر مدیریت پروژه تقسیم‌بندی‌های متعدد و متنوعی در منابع گوناگون ارائه گردیده است، که می‌توان برجسته‌ترین آنها را مطابق جدول زیر به دو دسته کلی” پروژه محور و سازمان محور” که متشکل از یازده کارکرد اصلی میباشند، تقسیم‌بندی نمود که در ادامه به تشریح آنها خواهیم پرداخت.
کارکردهای پروژه محور (کارکردهایی که بر پروژه تأکید دارند)
در حقیقت این دسته از کارکردهای دفتر مدیریت پروژه مستقیماً به مدیریت بهینه پروژه‌های سازمان مربوط می‌شوند. و دامنه آن از مدیریت یک پروژه آغاز شده و در نهایت به مدیریت تمام یا قسمتی از پروژه‌های سازمان منتهی می‌گردد.
| کارکردهای پروژه محور | کارکردهای اصلی | کارکردهای فرعی |
| کارکرد شماره1-
مشارکت در مدیریت و اجرای پروژهها |
|
|
| کارکرد شماره2-
پشتیبانی پروژه |
|
|
| کارکرد شماره3-
توسعه متدولوژی مدیریت پروژه |
|
|
| کارکرد شماره4-
مشاوره و تربیت |
||
| کارکرد شماره5-
طرح‌ریزی و انجام ممیزی پروژه |
کارکردهای سازمان محور (کارکردهایی که بر سازمان تأکید دارند)
این دسته از کارکردهای دفتر مدیریت پروژه محدود به یک یا چند پروژه خاص در سازمان نمی‌گردند. بلکه به نوعی از کارکردهای دفتر مدیریت پروژه اشاره دارند که پشتیبان و فراهم‌کننده زیرساخت‌های لازم برای مدیریت پروژه سازمانی میباشند. این کارکردها علاوه بر آنکه گستره بزرگی داشته و غالباً کل سازمان را در بر می‌گیرند، کنشی بوده و از اهمیت استراتژیک بالایی نیز برخوردار هستند.
| کارکردهای اصلی | کارکردهای فرعی | |
| کارکردهای سازمان محور | کارکرد شماره 6-
مدیریت سبد پروژه |
|
| کارکرد شماره 7-
مدیریت ارتباط با مشتریان و تأمین‌کنندگان |
||
| کارکرد شماره 8-
مدیریت دانش پروژهها |
||
| کارکرد شماره 9-
حکرانی بر پروژهها |
||
| کارکرد شماره 10-
تعیین سازمان و ساختار پروژهها |
||
| کارکرد شماره 11-
مدیریت منابع |
5 سطوح بلوغ PMO
بلوغ در مدیریت پروژه به معنی پیاده‌سازی یک متدولوژی استاندارد و فرایندهای مربوطه بوده، به نحوی که احتمال تکرار موفقیت را افزایش دهد.
بر این اساس به منظور تعیین میزان بلوغ مدیریت پروژه، سطوح بلوغ مدیریت پروژه مطرح می‌گردند، با توجه به این مطالب به طور مشابه می‌توان جهت تعیین میزان بلوغ دفتر مدیریت پروژه، سطوح بلوغ دفتر مدیریت پروژه را تعریف نمود.
سیر تکاملی سطوح بلوغ دفتر مدیریت پروژه بستری را جهت بررسی و هدایت مراحل دفتر مدیریت پروژه که برای بکارگیری در یک سازمان قابل پیاده‌سازی هستند را فراهم می‌نماید. به عبارت دیگر هر مرحله یک سطح خاصی از قابلیت‌های کارکردی را که دفتر مدیریت پروژه در صورت انجام آنها به آن نایل خواهد شد ارائه میکند. پنج مرحله تکامل دفتر مدیریت پروژه در شکل زیر نشان داده شده است. این پنج سطح معرف توانایی پیشرفت و ارتقای توانایی‌های اجرایی هستند که برای تأمین نیازهای محیط پروژه و اهداف تجاری مربوط به سازمان مرتبط با آن قابل دستیابی میباشند.
این 5 سطح معرف یک شایستگی فزاینده هستند که برای تأمین نیازهای محیط پروژه و اهداف تجاری سازمان قابل دستیابی هستند. یک دفتر مدیریت پروژه با سطح بالاتر، باید توانایی‌ها و شایستگی‌هایی که برای یک دفتر مدیریت پروژه با سطح پایین‌تر است را دارا باشد. بنابراین اگر سازمان تمایل به استقرار یک دفتر مدیریت پروژه استاندارد در سطح 3 را داشته باشد، باید اطمینان حاصل کند که توانایی‌های سطوح یک و دو دفتر مدیریت پروژه را به دست آورده است.
دفتر مدیریت پروژه در هر سطحی میتواند فعالیت‌های هر سطح را برای رسیدگی به نیازهای سازمان مربوطه دنبال کند. بنابراین تعیین سطح تقریبی از شایستگی (صلاحیت) دفتر مدیریت پروژه که سازمان ذیربط نیازمند آن است، بسیار ضروری است.
الزاماً تمامی سازمان‌ها نیازمند به داشتن یک دفتر مدیریت پروژه سطح 5 نیستند و در حقیقت برای بیشتر سازمان‌ها، سطح سوم یعنی سطح توسعه و پشتیبانی فرایندها پاسخگوی نیازهای فعلی آنها خواهد بود
سطح 1: سطح کنترل پروژه
دفتر مدیریت پروژه در سطح 1 بلوغ، واحد پایه‌ی نظارت بر پروژه در محیط مدیریت پروژه میباشد. دفتر مدیریت پروژه، در این سطح به عنوان حوزه فعالیت مدیر پروژه که معمولاً مسئول انجام موفقیت آمیز یک پروژه میباشد، ایجاد میشود. دفتر مدیریت پروژه در سطح 1 بلوغ، زمینه‌های مورد نیاز برای حصول اطمینان از حرفه‌ای گرایی و رسیدن به سرآمدی در بکارگیری اصول و نمونه‌های موفق مدیریت پروژه در تمامی فعالیت‌های مرتبط با پروژهها را فراهم می‌نماید. گاهی ممکن است بیش از یک دفتر مدیریت پروژه در سطح 1 بلوغ، در یک سازمان وجود داشته باشد. وقتی که این مسئله رخ می‌دهد، یک چالش آشکار در پیروی از یک رویکرد واحد به مدیریت پروژه ایجاد می‌گردد. اما در حالت مطلوب اعضای ارشد تیم مدیریت پروژه در طراحی و پیاده‌سازی قابلیت‌های دفتر مدیریت پروژه مشارکت خواهند کرد. یک راه حل دیگر این است که یک سطح بالاتر از دفتر مدیریت پروژه را برای راهنمایی و پشتیبانی فعالیت‌های دفتر مدیریت پروژه در سطح 1 بلوغ، ایجاد نمود.
اگرچه دفتر مدیریت پروژه در سطح 1 بلوغ، از اختیار لازم در سطح طرح برخوردار نبوده و ارتباط مستقیم با کسب و کار استراتژیک ندارد و حتی یک نقش متعارف و سنتی از دفتر مدیریت پروژه را هم انجام نمی‌دهد. اما به هر حال، این سطح از دفتر مدیریت پروژه “قواعد عملکردی پروژه” را در سطح تیم پروژه پیاده‌سازی کرده و نظارت میکند.
دفتر مدیریت پروژه در سطح 1 بلوغ، طیف وسیعی از فعالیت‌های اساسی مدیریت پروژه را که شامل موارد زیر است انجام می‌دهد:
- به کارگیری اصول و روش‌های نوین مدیریت پروژه به واسطه مهارت و دانش مدیر پروژه برای کسب اطمینان از اینکه پروژه به کارایی مورد‌نظر دست یافته است. دفتر مدیریت پروژه در این سطح، برروی ایجاد اقلام قابل تحویل مرتبط با اهداف پروژه تمرکز نموده و مشخصه‌های حیاتی هر فعالیت پروژه یعنی هزینه، زمان‌بندی و به کارگیری منابع را مدیریت میکند. مدیریت این جزئیات همواره توانایی سنجش عملکرد پروژه را افزایش می‌دهد و اعمال اقدامات اصلاحی برای هر مشکل تشخیص داده شده را تسهیل میکند.
- خدمت رسانی به عنوان واسط مستقیم برای مدیریت عملکرد تیم پروژه. زیرا بسیاری از تیم‌های پروژه احتمالاً بیشتر برروی عملکرد فنی تمرکز می‌نمایند تا عملکرد مدیریتی، دفتر مدیریت پروژه در سطح 1 بلوغ میتواند عناصر مدیریت پروژه مورد نیاز را ارائه نماید. به همین دلیل این دفتر، تمایز بین روش‌های فنی که برای ایجاد یک محصول فنی برتر پیشنهاد می‌گردند و روش‌های مدیریت پروژه که برای موفقیت پروژه و سازمان تشریح می‌شوند را فراهم می‌آورد.
- ارائه راهنماییهای سازمانی در قالب سیاست‌ها، استانداردها، تصمیمات اجرایی و غیره برای هر یک از فعالیت‌های پروژه، دفتر مدیریت پروژه در این سطح، همچنین به عنوان عامل پیشرو در نظارت بر پیاده‌سازی و یکپارچه‌سازی فرایند کسب و کار در محیط مدیریت پروژه عمل می‌نماید.
- ایفای نقش به عنوان اولین سطح نظارت پروژه و اغلب اوقات به عنوان بالاترین سطح نظارت فنی. هنگامی که دفاتر مدیریت پروژه سطح بالاتر، روش‌های فنی و رویه‌هایی را تعیین و الزام نمایند، این دفتر، قادر است که آنها را در محیط مدیریت پروژه پیاده‌سازی کند. در حقیقت در این سطح تأیید کمتری بر مسائل تجاری وجود دارد مگر اینکه مدیر پروژه نقش دوگانه‌ای در زمینه مدیریت طرح را نیز بر عهده داشته باشد.
نقش دفتر مدیریت پروژه در سطح 1 بلوغ، مجری (Implementer) یعنی اعمال‌کننده اکثر کارکردهای مدیریت پروژه است. یعنی سیاست‌ها، اقدامات و راهنماییهای معین شده به وسیله مراجع بالاتر را در محیط مدیریت پروژه برای پیاده‌سازی تیم پروژه وارد میکند.
سطح 2: سطح کنترل فرایندها
دفتر مدیریت پروژه در سطح 2 بلوغ، اولین سطح دفتر مدیریت پروژه است که با نظارت و کنترل چندین پروژه و یا یک طرح در ارتباط میباشد. این دفتر قابلیت‌های لازم برای نظارت تجمعی و کنترل چندین پروژه را داراست. امکان دارد که بیشتر از یک دفتر مدیریت پروژه در سطح 2 بلوغ، در سازمان وجود داشته باشد یعنی به ازای هر طرح یکی موجود باشد.
دفتر مدیریت پروژه در سطح 2 بلوغ، احتمالاً دارای حداقل پرسنل خواهد بود و حداقل باید به یک پرسنل تمام وقت و چند پرسنل پشتیبانی پاره وقت دسترسی داشته باشد. این سازماندهی پرسنل برای دستیابی به کارایی تعریف شده برای دفتر مدیریت پروژه در سطح 2 بلوغ، ضروری میباشد. این سطح از دفتر مدیریت پروژه، با تأکید بر استقرار سیستم کنترل در محیط مدیریت پروژه، مجموعه‌ای از فعالیت‌های متمرکز مدیریت پروژه را به شرح زیر انجام می‌دهد:
- دارا بودن مسئولیت اصلی برای استقرار یک رویکرد استاندارد در خصوص چگونگی انجام مدیریت پروژه در سازمان‌های ذیربط. این مسئولیت شامل ارائه ابزارهای عمومی، فرایندهای قابل تکرار و تجربیات عملی ممتاز و در حالت ایده‌آل ناشی از پیاده‌سازی یک متدولوژی جامع مدیریت پروژه میباشد.
- فراهم آوردن ابزارهای لازم برای جمع‌آوری نتایج و تحلیل وضعیت و پیشرفت پروژهها به عنوان مبنایی برای تشخیص و انجام اقدامات مورد نیاز (پاسخ‌دهی) در مقابل تغییرات پروژهها، ارزیابی پروژه و عملکرد مدیر پروژه و حصول اطمینان از دستیابی به اهداف مشخص شده برای پروژه میباشد.
- معرفی مدیریت پروژه به عنوان یک حرفه تخصصی در سازمان‌های ذیربط با استفاده از تدوین استانداردهای قابل اجرا، به کار گرفتن مدیران پروژه شایسته و با صلاحیت، آموزش و تقویت تیم‌های پروژه و تعیین نقشها و مسئولیت‌های ذینفعان در محیط مدیریت پروژه.
دفتر مدیریت پروژه در سطح 2 بلوغ، دارای مسئولیت توانمندسازی دفتر مدیریت پروژه در تمامی حیطه‌های کاری آن است.
بیشتر توانمندی‌های مذکور اساسی بوده و بر استقرار بستری مناسب و قابل تداوم برای محیط مدیریت پروژه متمرکز میباشند ، در نتیجه دفتر مدیریت پروژه در این سطح، در حال گام گذاشتن در محدوده‌های جدیدی از سازمان ذیربط است. و بایستی انطباق کامل خود با سازمان ذیربط و مؤثر‌بودن بودن حرفه مدیریت پروژه را ثابت نماید. این امر مستلزم آن است که دفتر مدیریت پروژه، در برنامه‌ریزی مسئولیت‌های خود، رویکرد فعالانه داشته و برای دفاع از جایگاه کاری خود آماده باشد
سطح 3: سطح توسعه و پشتیبانی فرایندها
دفتر مدیریت پروژه در سطح 3 بلوغ، در سیر تکاملی توانایی‌های دفتر مدیریت پروژه بسیار اساسی بوده و معرف توانایی کامل و جامع دفتر مدیریت پروژه میباشد. در همان حال که این دفتر، کنترل و نظارت بر مدیریت پروژه را پیگیری میکند، یک تمرکز جدید در پشتیبانی و اقداماتی که افراد و کارایی پروژه در محیط مدیریت پروژه را بهینه می‌سازد، ارائه میکند.
دفتر مدیریت پروژه در سطح 3 بلوغ، میتواند از تلاش‌های قبلی صورت گرفته برای استقرار یک دفتر مدیریت پروژه در سطح 2 بلوغ حاصل شود و همچنین می‌توان آن را از ابتدا و به وسیله تلاش‌های لازم برای ایجاد نظارت، کنترل و پشتیبانی مرکزی در محیط مدیریت پروژه طراحی و پیاده‌سازی نمود.
توانایی‌های دفتر مدیریت پروژه در سطح 3 بلوغ، برای سازمان‌هایی که به دنبال پیاده‌سازی مدیریت پروژه به عنوان یک مزیت رقابتی بوده و یا سازمان‌هایی که قصد ارتقای توانایی مدیریت پروژه و افزایش سطح بلوغ مدیریت پروژه را دارند، مناسب میباشد.
حداقل کارکنان لازم برای دفتر مدیریت پروژه در این سطح، حداقل یک مدیر دفتر مدیریت پروژه تمام وقت و حداقل دو کارشناس متخصص تمام وقت و پاره وقت که دارای صلاحیت لازم برای تسهیل طراحی و پیاده‌سازی قابلیت‌های دفتر مدیریت پروژه میباشند، تعیین شده است.
با توجه به حجم عملکرد و میزان کارایی دفتر مدیریت پروژه، امکان دارد نیاز به تعدادی کارشناس پاره وقت دیگر یا احتمالاً مشارکت سایر بخش‌های فعال در محیط مدیریت پروژه و همچنین مشارکت بالقوه واحدهای تجاری سازمان‌های ذیربط را ایجاب کند. اما هنگامی که کارکردهای این دفتر اجرا شد، احتمالاً به کارمندان تمام وقت بیشتری برای تخصیص در مشاغل ویژه و تخصصی احتیاج است و زمانی که این دفتر رشد یافت، پرسنل پشتیبانی اجرایی تمام‌وقت و پاره‌وقت نیز مورد نیاز خواهد بود.
محدوده اجرایی این دفتر از مدیریت پروژه‌های چندگانه و مدیران چندین پروژه گرفته تا نظارت یا همسان‌سازی یک یا چند مدیر طرح را در بر می‌گیرد.
دفتر مدیریت پروژه در سطح 3 بلوغ، فعالیت‌های نظارتی و کنترلی متمرکز و جامع مدیریت پروژه را با تمرکز بیشتر بر ارائه پشتیبانی فرآیندها و اقدامات در محیط مدیریت پروژه انجام می‌دهد. که این فعالیت‌ها عبارتند از:
- ارائه خدمات به عنوان بخش مرکزی پشتیبانی مدیریت پروژه در سازمان‌های ذیربط:
یک مرجع مدیریت پروژه برای واحدهای کاری، یک تسهیل کننده تخصصی اقدامات و راهکارها برای مدیران پروژه و اعضای تیم پروژه و یک هماهنگ‌کننده و همکار برای فعالیت‌های ذینفعان پروژه (مدیران منابع، مشتریان و تأمین‌کنندگان).
- انجام وظیفه به عنوان یک رابط بین محیط تجاری و محیط مدیریت پروژه. دفتر مدیریت پروژه در سطح 3 بلوغ، در زمان مقتضی سیاست‌ها و راهنمایی‌ها و دستورالعمل‌های کلان اجرایی را برای عملکرد پروژه تفسیر نموده و اقدامات و فعالیت‌های مرتبط با اهداف تجاری در محیط مدیریت پروژه را پیاده‌سازی می‌نماید.
- انجام وظیفه به عنوان تسهیل‌کننده طراحی فرآیند محیط مدیریت پروژه و تعالی مدیریت پروژه. این وظیفه میتواند از پرداختن به متدولوژی مدیریت پروژه و اقدامات اجرایی مورد استفاده برای تضمین موفقیت پروژه آغاز شده و تا ایجاد ابزارهای گزارش‌دهی پروژه و تکنیک‌های هماهنگی، ارائه فرایندهای پشتیبانی اجرایی در زمینه‌هایی چون حکمرانی پروژه (Project Governance)، مدیریت سبد پروژه و عملکرد تجاری گسترش یابد.
- ایفای نقش به عنوان نماینده محیط مدیریت پروژه سازمان در مقابل مدیریت ارشد سازمان مربوطه و همچنین برای شرکای تجاری و سازمان‌های حرفه‌ای.
- انجام وظیفه به عنوان یک واحد سازمانی متمایز که با تعیین صلاحیت، آموزش، تخصیص و ارتقاء منابع انسانی به طور مستقیم یا غیرمستقیم، مشارکت منابع در پروژهها را تحت تأثیر قرار می‌دهد.
سطح 4: سطح امور تجاری
دفتر مدیریت پروژه در سطح 4 بلوغ، براساس قابلیت‌های کامل دفتر مدیریت پروژه ایجاد می‌گردد و در نتیجه حالت توسعه یافته و پیشرفته‌تر دفتر مدیریت پروژه سطح قبلی میباشد. تمرکز آن بیشتر برروی یکپارچه‌سازی اهداف و نیازهای تجاری در محیط مدیریت پروژه است و این امر دربرگیرنده ایجاد رویه‌های کاری و ارائه راهکارهای مشترک برای اعمال برروی فرآیندهای مدیریت پروژه و فرآیندهای کسب و کار میباشد.
دفتر مدیریت پروژه در سطح 4 بلوغ، به ایجاد یک محیط تجاری پروژهای کمک میکند، این سطح از دفتر مدیریت پروژه، تعداد کارکنان بیشتری را طلب میکند.
در این سطح اقتدار و اختیارات مدیر دفتر مدیریت پروژه به منظور نظارت بر منافع سازمانی و تجاری در محیط مدیریت پروژه افزایش می‌یابد. دفتر مدیریت پروژه در این سطح، فعالیت‌های جامع و متمرکز نظارت، کنترل و پشتیبانی مدیریت پروژه را با کارایی بالا که نشان‌دهنده یک سازمان پروژه محور با سطح بالای بلوغ مدیریت پروژه میباشد، به انجام می‌رساند.
این فعالیت‌ها شامل موارد زیر می باشد:
- ایفای نقش و حضور هرچه بیشتر به صورت یک واحد سازمانی مستقل و مجزا، در صورتی که بودجه دفتر مدیریت پروژه در مراحل اولیه در نظر گرفته نشده باشد، دفتر مدیریت پروژه در سطح 4 بلوغ، بودجه خود را به منظور توسعه و پیاده‌سازی اقدامات پیشرفته مدیریت پروژه و فعالیت‌های یکپارچه‌سازی تجاری، فراهم و مدیریت می‌نماید.
- همکاری با واحدهای کاری سازمان و مشارکت در توسعه و انطباق راهکارها و فرایندهایی که به صورت مشترک هم در محیط تجاری و هم در محیط مدیریت پروژه متداول هستند.
- ارائه تخصص‌های متمایز در جدیدترین و پیشرفته‌ترین راهکارها و رویه‌های مدیریت پروژه.
کارکنان ارشد به صورت تمام وقت تخصیص یافته‌اند و معرف افرادی حرفه‌ای با دانش و توانایی‌های بالا هستند که هوش کاری، مفاهیم پیشرفته تجاری و مدیریت پروژه را در راه حل‌ها و ابزارهای پیاده‌سازی شده در محیط مدیریت پروژه به کار می‌گیرند. این افراد در انجام برخی کارکردها مثل خدمات مشاوره، ممیزی پروژه و خدمات بازیابی و جبران صدمات پروژهها مشارکت میکنند. همچنین آنها نتایج پروژه را از دیدگاه تجاری، مدیریت و نظارت می‌نمایند. کارکنان دفتر مدیریت پروژه در سطح 4 بلوغ، همچنین میتواند شامل تحلیلگران سازمانی و متخصصینی در زمینه‌های مختلف از قبیل امور حقوقی، واحد قراردادها و مدیریت تدارکات، خدمات مشتری و غیره به صورت تمام‌وقت و یا پاره‌وقت برای دستیابی به کارایی بیشتر برای دفتر مدیریت پروژه باشد.
سطح 5: سطح استراتژی
دفتر مدیریت پروژه در سطح 5 بلوغ، یک واحد کاری مستقل درون سازمان میباشد. که مسئولیت عملیات و کارکرد مدیریت پروژه را در سرتاسر سازمان بر عهده دارد. اگرچه ممکن است سطوح پایین‌تر دفتر مدیریت پروژه نیز در انجام این امور مشارکت کنند اما این موضوع در سطوح بالایی دفتر مدیریت پروژه بسیار متمایز و بارزتر است. همچنین ممکن است سطوح پایین‌تر دفتر مدیریت پروژه با دفتر مدیریت پروژه در سطح 5 بلوغ، مشارکت تجاری یا روابط گزارش‌دهی داشته باشند. به طور مشخص این سطح از دفتر مدیریت پروژه، بر اهداف و منافع استراتژیک سازمانی متمرکز است.
اگرچه دفتر مدیریت پروژه در سطح 5 بلوغ، در رأس سیر تکاملی قابلیت‌های دفتر مدیریت پروژه ظاهر میشود، لیکن دارای یک موجودیت منحصر به فرد میباشد بدین معنی که لزوماً تمامی وظایف تعیین شده برای سطوح پایین‌تر را انجام نمی‌دهد. دو دیدگاه درباره چگونگی پیدایش و استقرار یک دفتر مدیریت پروژه در سطح 5 بلوغ، وجود دارد:
اول اینکه در نتیجه رشد و توسعه یک دفتر مدیریت پروژه از سطح پایین‌تر ایجاد شود که معمولاً در سازمان‌های کوچک و متوسط انجام میشود.
دوم اینکه میتواند به صورت مستقل از دفاتر مدیریت پروژه موجود و با هدف ارائه راهنماییهای استراتژیک سازمانی و هدایت و ارائه رهنمون‌ها به دفاتر مدیریت پروژه زیر مجموعه تأسیس شود. که این حالت در سازمان‌های بزرگ و بین‌المللی که خدمات نظارتی، کنترلی و پشتیبانی را به دفاتر مدیریت پروژهای که مسئول تأمین نیازهای تجاری منطقه‌ای هستند، ارائه می‌نماید، صادق است.
دفتر مدیریت پروژه در سطح 5 بلوغ، یک نقش راهبردی تطبیقی را در سازمان بر عهده دارد و محیط مدیریت پروژه را در جهت دستیابی به بهبود مستمر هدایت میکند.
معمولاً یکی از معاونین سازمان، مسئول دفتر مدیریت پروژه در این سطح میباشد و وی باید به مدیر عامل سازمان به طور مستقیم دسترسی داشته و گزارش دهد.
نقش‌های این سطح از دفتر مدیریت پروژه عبارتند از:
- اعمال رهبری و تأثیر‌گذاری بر عملیات مدیریت پروژه سازمانی (Enterprise Project Management Operations)
- ایجاد محیط مدیریت پروژه و آگاه‌سازی ذینفعان پروژه و هماهنگی میان واحدهای تجاری، ارتباطات با مشتریان، تأمین‌کنندگان و سایر ذینفعان.
- حمایت و رهبری تحقیقات و ارزیابی کارایی مدیریت پروژه و بهره‌وری تجاری که ممکن است دفاتر مدیریت پروژه وابسته را نیز دربربگیرد.
- ارائه و معرفی نیازهای تجاری در محیط مدیریت پروژه سازمان ذیربط و بالعکس.
لازم به یادآوری است که همه سازمان‌ها برای تحقق اهدافشان نیازمند استقرار سطح 5 دفتر مدیریت پروژه نمی‌باشند.
گام های پیاده سازی PMO در سازمان
- تعیین چشم انداز دفتر مدیریت پروژه در سازمان
- شناسایی یک حامی قوی برای پشتیبانی از ایجاد دفتر مدیریت پروژه در سازمان
- تشکیل تیم‌های کاری دفتر مدیریت پروژه، در این زمینه لازم است تا نکات زیر مد نظر قرار داده شوند:
- تیم پروژه بایستی یکپارچه بوده و معرف کلیه بخش‌های کسب و کار سازمان باشد.
- تا حد امکان اعضای این تیم بایستی فقط مختص این کار باشند.
- اعضای این تیم باید از نقش‌های خود اطلاع کامل داشته باشند.
- اعضای تیم بایستی وقت کافی برای ایفای نقشها و مسئولیت‌های خود داشته باشند.
- برگزار کردن جلسه آغازین پروژه پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه
- پرداختن به ارزیابی بلوغ سازمان در زمینه مدیریت پروژه
- جمع‌آوری اطلاعات پایه به شرح ذیل:
- چه تعداد پروژه و طرح در حال حاضر در دست اجراست؟
- چگونگی انطباق این طرح‌ها و پروژهها با اهداف راهبردی؟
- چگونگی تصویب طرح‌ها و پروژهها درحال حاضر؟
- چگونگی تخصیص منابع مالی؟
- چگونگی تخصیص منابع؟
- وابستگی داخلی بین پروژهها و طرح‌ها؟
- چه نوع اطلاعاتی از پروژهها به طور معمول جمع‌آوری میشود؟
- چه نوع بازبینی‌هایی به طور معمول انجام میشود؟
- آیا تا به حال انجام پروژهای لغو شده است؟
- تعیین چگونگی خاتمه رسمی پروژهها و طرح‌ها؟
- آیا اطلاعات یکپارچه و قابل اعتمادی برای مدیریت پروژهها و طرح‌ها وجود دارد؟
- چه کارهایی باید برای تحقق معیارهای موفقیت پیش‌بینی شده صورت گیرد؟
در انتها می‌توان حاصل کار را در قالب گزارشی از نقاط قوت و ضعف به مدیریت ارشد سازمان ارائه نمود.
- تهیه منشور دفتر مدیریت پروژه
- تشکیل کمیته راهبری طرح‌ها و پروژه‌های سازمان
- تعیین نقشها و مسئولیت‌های دفتر مدیریت پروژه در سازمان
- منصوب کردن مدیر دفتر مدیریت پروژه
- تهیه بیانیه محدوده کاری دفتر مدیریت پروژه
- تهیه ساختار شکست کار پروژه “ایجاد دفتر مدیریت پروژه”
- تعیین اهداف دفتر مدیریت پروژه
- مشخص کردن مایلستون‌های کلیدی پروژه “ایجاد دفتر مدیریت پروژه”
- تهیه زمان‌بندی تفصیلی پروژه “ایجاد دفتر مدیریت پروژه”
- تخمین هزینه‌های پروژه “ایجاد دفتر مدیریت پروژه”
- شناسایی ذینفعان کلیدی و تعیین نقش آنها
- انجام تحلیل لازم در مورد ذینفعان
- انجام برنامه مدیریت ذینفعان
- تهیه ماتریس مدیریت ارتباطات با ذینفعان، توجه به این نکته ضروری است که این موضوع میتواند عامل اصلی موفقیت یا شکست پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه را در سازمان رقم بزند.
- برگزاری جلسات توجیهی لازم.
- تعیین مدل مناسب برای دفتر مدیریت پروژه در سازمان
- تعیین زمان‌بندی تشکیل جلسات کمیته راهبری طرح‌ها و پروژهها
- فعالانه مدیریت کردن دفتر مدیریت پروژه به شرح ذیل:
- استفاده از مدل سبد پروژه
- ایجاد یک سیستم تصویب امور
- تشکیل جلسات کمیته راهبری طرح‌ها و پروژهها به صورت منظم
- اندازه‌گیری میزان موفقیت
- تعیین میزان اثر بخشی فعالیت‌های دفتر مدیریت پروژه بر مواردی چون میزان رضایت، کیفیت و ارزش افزوده به طور سالانه
- ثبت و تحلیل دروس آموخته شده
- تعیین کردن اینکه دفتر مدیریت پروژه تا چه میزان توانسته است یک تغییر فرهنگی در سازمان ایجاد نماید:
- حصول اطمینان از اینکه افراد سازمان درگیر فرایند توسعه دفتر مدیریت پروژه گردیده‌اند
- برگزاری جلسات توجیهی
- تهیه طرح پیاده‌سازی
- آموزش مفاهیم مدیریت سبد پروژه
- حصول اطمینان از رضایت و پشتیبانی حامی دفتر مدیریت پروژه
| نویسندگان: رضا آتش فراز و محمد هادی صیرفی
منبع: مدرسه مدیریت پروژه رایمند |
نویسندگان :
رضا آتش فراز
