نرم افزارهای مدیریت پروژه
معرفی 5 نرم افزار پرکاربرد در مدیریت پروژه
در این مقاله قصد داریم تا مرور اجمالی بر تمامی نرم افزارهای پر کاربرد در زمینه مدیریت پروژه در ایران را داشته باشیم. به طور کلی این نرم افزارهای دو دسته کلی نرم افزارهای برنامه ریزی و کنترل پروژه و نرم افزارهای مربوط به سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) تقسیم بندی کرد.
در بکارگیری نرم افزارهای مدیریت پروژه باید به این موضوع کلیدی توجه کرد که تمامی نرم افزارها صرفا ابزارهایی (Tools) برای تسهیل و تسریع کارها هستند و می توانند دقت انجام کارها و محاسبات را زمانی که با حجم عظیمی از داده ها مواجه هستیم افزایش دهند و قرار نیست که به جای متخخصین فکر کرده و تصمیم گیری کنند.
کیفیت اطلاعات خروجی نرم افزارها کاملا وابسته به کیفیت اطلاعات ورودی به آنها می باشد بنابراین درصورت وارد کردن اطلاعات نامناسب و بی کیفیت به نرم افزار قطعا خروجی کار بی کیفیت خواهد بود به این اصل کلی در دنیای نرم افزار garbage in garbage out می گویند.
در همین راستا بیل گیتس می گوید اصل اول در استفاده از هر تکنولوژی در هر کسب و کار آن است که درصورتی که مکانیزه کردن روی یک عملیات کارآمد انجام شود، کارآمدی را چندین برابر می کند و اصل دوم آن است که اگر مکانیزه کردن روی یک عملیات ناکارآمد انجام شود ناکارآمدی چندین برابر می شود.
در مجموع تسلط بر مفاهیم مدیریت پروژه، طرح ریزی و پیاده سازی مناسب فرآیندها در سازمان، دسترسی به اطلاعات صحیح و دقیق، پیش نیاز بهره گیری از نرم افزارهای مدیریت پروژه می باشند.
نرم افزارهای برنامه ریزی و کنترل پروژه
· نرم افزار Excel
می توان گفت نرم افزار اکسل پرکاربرد ترین نرم افزار در مدیریت پروژه می باشد.
نمونه های کاربرد اکسل به شرح زیر است:
1- مدیریت محدوده: نرم افزار اکسل در زمینه برآورد احجام کاری در پروژه های صنعت ساخت بکار برده می شود.
2- مدیریت زمان: نرم افزار اکسل به طور گسترده ای برای تهیه سیستم اندازه گیری پیشرفت پروژه (PMS: Progress Measurement System) و همچنین ترسیم انواع نمودارها مانند S-Curve استفاده می شود. (لطفاً مقاله سیستم اندازه گیری پیشرفت پروژه (PMS) را مطالعه بفرمایید(
3- مدیریت هزینه: نرم افزار اکسل تهیه و تنظیم صورت وضعیت ها، برآورد هزینه ها، تعیین بودجه و کنترل هزینه ها بخصوص مدیریت جریان نقدینگی و مدیریت ارزش کسب شده بکاربرده می شود. ( لطفا مقاله مدیریت هزینه پروژه را مطالعه بفرمایید)
4- مدیریت منابع: نرم افزار اکسل در تهیه هیستوگرام نیروی انسانی و ماشین آلات پروژه بکار برده می شود.
5- مدیریت ارتباطات: نرم افزار اکسل در تهیه انواع گزارشات از جمله گزارشات روزانه، گزارشات ماهانه، گزارشات داشبوردی بکار برده می شود
6- مدیریت ریسک: نرم افزار اکسل در تهیه فرم ثبت ریسک (Risk Register) و تهیه انواع گزارشات مدیریت ریسک بکار برده می شود.
7- ایجاد پایگاه های داده (Data Bank): همچنین از اکسل به طور گسترده ای در ایجاد پایگاه های داده در حوزه های مختلفی مانند مهندسی، تدارکات، بازرسی کیفیت و غیره استفاده می شود.
نرم افزار MSP
اسم کامل این نرم افزار Microsoft Project است. این نرم افزار کاربرد بسیار گسترده ای در انواع پروژه های کوچک، متوسط و بزرگ دارد و برای تهیه برنامه زمانبندی پروژه و کنترل برنامه زمانبندی بکاربرده می شود. آخرین ویرایش این نرم افزار در سال 2019 منتشر شد این نرم افزار همراه با سایر نرم افزارهای Office بروزرسانی شد ولی در مجموعه نرم افزارهای Office قرار ندارد و بایستی به صورت جداگانه آن را تهیه کرد.
قابلیت های نرم افزار
· تعریف پروژه در نرم افزار MSP (ایجاد تاریخ شروع و پایان و تعیین روش برنامه ریزی)
· تعیین تقویم پروژه
· تعریف ساختار شکست کار WBS
· تعریف کدینگ WBS
· تهیه نمودار شبکه پروژه
· تعریف قیدها
· تعریف Deadline
· تعیین زمان فعالیت ها
· تعریف منابع
· تخصیص منابع
· نمایش مسیر بحرانی (Critical Path)
· تسطیح منابع
· تعریف Baseline
· محاسبه پیشرفت واقعی فعالیت ها و کل پروژه
· انجام محاسبات مدیریت ارزش کسب شده
· امکان بکارگیری جداول، نماها و ساماندهی اطلاعات به شیوه های مختلف
· ماکرو نویسی (Macro)
· فرمول نویسی
· استفاده از گزارشات مختلف (Reporting)
مزایای نرم افزار
· این نرم افزار بسیار کاربرپسند (User Friend) می باشد
· به دلیل آنکه امکان تبادل داده ها میان MSP و Excel به سادگی (با کپی و پیست) امکان پذیر است از محبوبیت بسیار بالایی برخوردار است
· یادگیری این نرم افزار بسیار ساده بوده و در زمان بسیار کوتاهی امکان پذیر است.
· مشاهده دادههای پروژه در نماهایی متنوع، اعمال گروه بندی، مرتب سازی و فیلتر بندی برای مشاهده دادهها به روش دلخواه
نرم افزار P6
اسم کامل این نرم افزار Oracle Primavera P6 است. این نرم افزار اغلب در ابر پروژه ها و پروژه های بزرگ صنعتی در ایران مورد استفاده قرار داده می شود. P6 یک نرم افزار بسیار حرفه ای در زمینه برنامه ریزی و کنترل پروژه و همچنین مدیریت منابع (که در ایران کمتر این موضوع مورد استفاده می شود) است و تسلط بر آن به زمان زیادی احتیاج دارد.
قابلیت های نرم افزار
· تعریف ساختار پروژه های سازمان (EPS: Enterprise Project Structure)
· تعریف پروژه در قالب EPS
· تعیین تقویم پروژه
· تعریف ساختار شکست کار WBS به صورت مجزا
· تعریف فعالیت ها در محیط مجزا
· تعریف کدینگ فعالیت ها
· تعریف Step
· تعریف انواع فعالیت ها از جمله فعالیت های پشتیبان(LOE)
· تهیه نمودار شبکه پروژه
· تعریف قیدها
· تعریف Deadline
· تعیین زمان فعالیت ها
· تعریف منابع
· تخصیص منابع
· نمایش مسیر بحرانی (Critical Path)
· تسطیح منابع
· تعریف Baseline
· محاسبه پیشرفت واقعی فعالیت ها و کل پروژه
· انجام محاسبات مدیریت ارزش کسب شده
· امکان بکارگیری جداول، نماها و ساماندهی اطلاعات به شیوه های مختلف
مزایای P6
· تعریف نامحدود خط مبنا Baseline
· امکان تعریف بیش از ده ها هزار فعالیت
· تعریف سطوح دسترسی برای کاربران متناسب با سمت سازمانی آنها
· قابلیت استفاده تحت وب و به صورت همزمان توسط چندین کاربر (در نسخه اصل خریداری شده دارای لایسنس اورجینال)
· امکان تعریف منابع به صورت متمرکز و تخصیص آنها در چندین پروژه
· استفاده از پایگاه‌های داده ( SQL Server و Oracle)
نرم افزار Power Point
این نرم افزار برای ارایه انواع گزارشات و اطلاعات پروژه در جلسات مدیریتی، بسیار مورد استفاده قرار می گیرد.
نرم افزار Power BI
این نرم افزار با مصور سازی و ایجاد گزارشات داشبوردی دلخواه به تجزیه و تحلیل داده ها و اطلاعات پروژه کمک بسیار مهمی می کند. از مهمترین ویژگی های این نرم افزار برقراری ارتباط با پایگاه های داده و صفحه های گسترده مانند Excel و همچنین نمایش گزارشات آن به صورت آنلاین از طریق وب و موبایل است.
نویسندگان :
رضا آتش فراز
